Acuerdo 8.1/CG 29-11-18, por el que se aprueba las instrucciones sobre el préstamo de documentos para participar en actividades de difusión cultural externas a la Universidad.
Núm. 11/2018, de 14 de diciembre
I. DISPOSICIONES Y ACUERDOS GENERALES
I.2. Consejo de Gobierno
Acuerdo 8.1/CG 29-11-18, por el que se aprueba las instrucciones sobre el préstamo de documentos
para participar en actividades de difusión cultural externas a la Universidad.
Acuerdo 8.1/CG 29-11-18, por el que de conformidad con lo establecido en el artículo 27 del
Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla (Acuerdo 13.1/CG 22-7-08), se
conviene, por asentimiento, aprobar las instrucciones sobre el préstamo de documentos para participar
en actividades de difusión cultural externas a la Universidad en los términos del documento que se
anexa.
ANEXO
INSTRUCCIONES SOBRE EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS PARA PARTICIPAR
EN ACTIVIDADES DE DIFUSIÓN CULTURAL EXTERNAS A LA UNIVERSIDAD
El préstamo externo de documentos es una forma de contribuir a la mayor y mejor difusión de
los fondos documentales custodiados en los archivos.
El Archivo Universitario ofrece la posibilidad de ceder temporalmente algunos de sus documentos
para participar en actividades de difusión cultural externas a la Universidad, especialmente para su
exhibición en exposiciones (Reglamento del Archivo Universitario, 2008, art. 27).
De acuerdo a este artículo, se establecen las siguientes normas y directrices que deben seguirse en
el procedimiento de préstamo externos de documentos.
1. Petición de préstamo.
La entidad organizadora de la actividad cultural deberá solicitar con al menos tres meses de
antelación el préstamo de los documentos que desee exponer, dirigiéndose a este Archivo Universitario
o a la Secretaría General de la Universidad de Sevilla.
En la solicitud deberá indicarse los siguientes datos:
a) Nombre, razón social, NIF en su caso y responsable de la entidad organizadora.
b) Comisario o responsable.
c) Nombre de la actividad.
d) Fecha y lugar de la misma.
e) Descripción de documentos que se solicitan.
A esta solicitud se adjuntará un informe sobre las condiciones y medidas de seguridad de la sala
donde haya de celebrarse la actividad cultural.
Con carácter general, la entidad organizadora deberá garantizar una vigilancia permanente,
adecuados sistemas de detección y extinción de incendios, controles ambientales de humedad,
temperatura y luz (humedad relativa entre el 50% y el 60%, temperatura entre 18 y 20º C, iluminación
artificial indirecta y con filtros UV en torno a los 50 lux.), instalación de las piezas en vitrinas cerradas
con posibilidad de renovación de aire y evitando en el montaje de dichas piezas el empleo de cualquier
elemento punzante, adherente o que pueda dañarlas.
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2. Salida de los documentos.
La salida de cualquier documento de las instalaciones del Archivo Universitario requerirá
Acuerdo favorable del Consejo de Gobierno, previo informe técnico de la Jefa de Sección del Archivo
Universitario. Si la documentación incluyera datos de carácter personal, deberá ser informado por la
Delegada de Protección de Datos de esta Universidad.
La autorización de exhibición y divulgación estará restringida al fin para el que se ha solicitado
el préstamo.
Una vez obtenida la autorización para la realización del préstamo, el responsable legal de la entidad
organizadora firmará un documento de aceptación de las presentes normas y el compromiso de su
cumplimiento (Anexo I), remitiéndolo al Archivo Universitario antes de la entrega de los documentos.
Los plazos de retirada de las piezas documentales, tanto para la inauguración como de la clausura,
serán de 8 días, antes y después respectivamente.
Desde el Archivo se llevará un registro de salida y devolución de los documentos prestados.
3. Seguro.
Una vez autorizada la salida de las piezas, estás deberá estar protegidas en todo momento
durante el transporte y la totalidad del tiempo que dure la exposición hasta su devolución. Para ello, la
entidad organizadora deberá contratar una póliza de seguro, puerta a puerta, asegurando el préstamo
en la cuantía en que se valore cada pieza por la persona responsable del Archivo Universitario. La
Universidad de Sevilla se reserva el derecho a rechazar o aceptar la compañía de seguros que proponga
la entidad solicitante.
Antes de la retirada de los documentos, la entidad organizadora deberá hacer entregar del
certificado del Seguro al Archivo Universitario, unidad responsable de su custodia.
4. Reproducción de seguridad.
Para prever posibles riesgos se procederá a realizar una copia de seguridad (copia digital o
fotografía) de las piezas solicitadas, con carácter previo a su salida del Archivo.
5. Acta de Entrega.
Los documentos serán retirados del Archivo por personal debidamente acreditado, mediante la
firma de un Acta de Entrega (Anexo II). Si alguna circunstancia lo hace aconsejable, se indicará en ella
el estado de conservación de los documentos cedidos temporalmente.
6. Embalaje y transporte.
Los gastos de embalaje y transporte de las piezas correrán a cuenta de la entidad organizadora
de la exposición, siendo el personal del Archivo quien embale las piezas antes de la salida del centro.
7. Indicación de procedencia.
En la exposición deberá quedar claramente indicada la procedencia de cada pieza documental.
La entidad organizadora deberá comprometerse a citar en los correspondientes créditos al propietario
de los documentos y al Archivo de la Universidad de Sevilla. Igualmente debe aparecer la imagen
corporativa del Archivo Universitario, de acuerdo a nuestro manual de identidad corporativa.
No se autoriza la reproducción digital de los documentos para su uso en la publicación o catálogo
de la exposición.
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8. Acta de Devolución.
Concluida la exposición y realizado el desmontaje, los documentos serán devueltos al Archivo
Universitario en el plazo de 8 días.
A la recepción de los documentos, y antes de la firma de la correspondiente acta, el Archivo
revisará el inventario y estado de conservación de los documentos devueltos, con el fin de detectar
cualquier posible deterioro o pérdida. Si se hubiera producido alguna incidencia, se incluirá una nota
al respecto en el Acta de Devolución (Anexo III) y se exigirá la responsabilidad a que hubiera lugar.
ANEXO I
COMPROMISO DE ACEPTACIÓN DE LAS NORMAS GENERALES SOBRE EL PRÉSTAMO
DE DOCUMENTOS PARA PARTICIPAR EN ACTIVIDADES DE DIFUSIÓN CULTURAL
EXTERNAS A LA UNIVERSIDAD.
D/Dª…………………………………………………………………………………………………….,
comorepresentantelegalde….……………………………………………………………………………
declara conocer las normas vigentes en lo que respecta al préstamo de documentos para participar en
actividades de difusión cultural externas a la Universidad, establecidas por el Archivo Universitario,
y se compromete a:
- Limitar la cesión al uso y los plazos especificados en la solicitud, y a reconocer la imposibilidad
de cederlo a terceros, así como a no fotografiar, filmar o realizar ningún tipo de reproducción del
documento cedido sin la autorización explícita de la Universidad de Sevilla.
- Citar en los créditos al propietario de los documentos y a la unidad responsable de su custodia
en la forma establecida.
- Enviar copia al Archivo Universitario de la modalidad de divulgación resultante.
- Cumplir las demás condiciones establecidas en estas normas.
- Velar por la integridad y conservación de los documentos objeto del préstamo, y a que su
manipulación durante la cesión temporal se realice por personal cualificado.
En
, a
de
de
CONFORME
Fdo.:
Cargo:
DATOS DE LA ACTIVIDAD CULTURAL
NOMBRE:
LUGAR(ES):
FECHA(S):
ENTIDAD(ES) ORGANIZADORA(S):
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ANEXO II
ACTA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA ACTIVIDAD DE DIFUSIÓN CULTURAL
EXTERNA A LA UNIVERSIDAD ………………………....……….….…………………………….
En Sevilla, a ………… de …………………. 20…..…, Dª Soledad Caballero Rey, Jefa de Sección del
Archivo Universitario, hace entrega a D/Dª …………………………………………………...…………
…………………………………………………………………………………....... , en representación
de ………………………………………………………………………………. , de los documentos que
figuran en relación adjunta, en concepto de Préstamo Temporal, con destino a la actividad cultural
………………..…………………………………………………………………………………………
…...........……………......….......................................... , a celebrar en ...........................................................
durante el periodo de tiempo comprendido entre .............. de ....................... de 20………. y .............. de
....................... de 20……….
Los documentos solicitados se prestan en óptimas condiciones.
Entrega:
Recibe:
Por el Archivo Universitario
Por la entidad organizadora
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ANEXO III
ACTA DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA
En Sevilla, a ………… de …………………. 20…..…, D/Dª ........................................................................
................................................................................................................................, en representación de ……
…………………………………………………………………………………………....... hace entrega
a Dª Soledad Caballero Rey, Jefa de Sección del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla, de
los documentos que figuran en relación adjunta, propiedad de la Universidad de Sevilla.
Entrega:
Recibe:
Por la entidad organizadora
Por el Archivo Universitario
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