Acuerdo 13.1/CG 22-7-08, por el que se aprueba el Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla.
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BOUS núm. 2, de 1 de octubre de 2.008
Acuerdo 13.1/CG 22-7-08, por el que se aprueba
el Reglamento del Archivo Universitario de la
Universidad de Sevilla.
Artículo 19. Acceso a los documentos
Artículo 20. Responsabilidad
Artículo 21. Consultas internas
ACUERDO13.1/CG22-7-08, porelque, deconformidad
con los arts. 13.1.c) y 123.3 del EUS, se conviene, por
asentimiento, la aprobación del Reglamento del Archivo
Universitario de la Universidad de Sevilla.
Capítulo 3º. Reprografía
Artículo 22. Concepto
Artículo 23. Obtención de reproducciones
Artículo 24. Restricciones
Artículo 25. Compulsas, copias auténticas y certificados
REGLAMENTO DEL ARCHIVO UNIVERSITARIO
DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA
Capítulo 4º. Préstamo
Artículo 26. Préstamos internos
Artículo 27. Préstamos externos
TÍTULO PRELIMINAR. DISPOSICIONES
GENERALES
TÍTULO III. TRATAMIENTO TÉCNICO DE LA
DOCUMENTACIÓN
Artículo 1. Definición
Artículo 2. Objetivos básicos
Artículo 3. Funciones
Capítulo 1º. De la transferencia, clasificación y expurgo
de la documentación
Artículo 4. Concepto de documento
Artículo 5. Patrimonio documental
Artículo 28. Transferencias
Artículo 29. Transferencias ordinarias
Artículo 30. Transferencias extraordinarias
Artículo 31. Documentación electrónica
Artículo 32. Eliminación de documentación
TÍTULO I. ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
ARCHIVÍSTICO DE LA UNIVERSIDAD DE
SEVILLA
Capítulo 2º. Preservación y conservación de los
documentos
Capítulo 1º. Sistema Archivístico
Artículo 6. Definición
Artículo 7. Archivero
Artículo 33. Conservación de documentos
Artículo 34. Realización de duplicados
Artículo 35. Plan de emergencia
DISPOSICIONES ADICIONALES
Única. Cita en género femenino de los preceptos de este
Reglamento
Artículo 8. Deber de discreción
Capítulo 2º. Archivos de gestión
Artículo 9. Definición y contenido
Artículo 10. Conservación y custodia
DISPOSICIONES FINALES
Capítulo 3º. Función de custodia del Archivo
Universitario
Primera. Desarrollo
Segunda. Entrada en vigor
Artículo 11. Fases
Artículo 12. Transferencia de la documentación
Artículo 13. Archivo intermedio
Artículo 14. Archivo histórico
TÍTULO PRELIMINAR. DISPOSICIONES
GENERALES
Capítulo 4º. Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación
Artículo 1. Definición
Artículo 15. Composición
Artículo 16 Funciones
Artículo 17. Acuerdos de la Comisión
1. El Archivo Universitario es una unidad funcional
que tiene los cometidos de garantizar el tratamiento,
organización, accesibilidad y difusión del patrimonio
documental de la Universidad. El Archivo Universitario
queda adscrito a la Secretaría General de la Universidad,
correspondiendo al Secretario General su coordinación
y custodia.
TÍTULO II. ACCESO A LA DOCUMENTACION
Capítulo1º. Principios Generales
Artículo 18. Derecho de acceso
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. El Archivo Universitario está constituido por la
Capítulo 2º. Procedimiento de acceso
documentación generada por la Universidad de Sevilla,
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o por los miembros de su comunidad en el ejercicio de
de la documentación y la información.
sus funciones, así como por los fondos documentales
adquiridos por cualquiera de los modos válidos en
derecho. El Archivo Universitario se estructura en los
Archivos de gestión, el Archivo Central y el Archivo
Histórico.
f) Formular directrices para la correcta ubicación física
de la documentación y procurando la idoneidad de las
instalaciones necesarias para su utilización y seguridad.
g) Impulsar, elaborar y proponer a los órganos
competentes las acciones de formación de los usuarios
para la organización y tratamiento técnico de la
documentación.
Artículo 2. Objetivos básicos
Son objetivos básicos del Archivo Universitario los
siguientes:
a) Organizar y conservar el patrimonio documental.
h) Desarrollar y participar en actividades de difusión del
patrimonio documental de la Universidad y de apoyo a
la docencia.
b) Prever y satisfacer las necesidades de información
y de documentación para favorecer la correcta gestión
administrativa de la Universidad de Sevilla.
i) Asimismo, todas aquellas otras funciones
que impliquen organización y tratamiento de la
documentación constitutiva del patrimonio documental
de la Universidad.
c) Atender a las personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas en sus necesidades de acceso a la documentación
de la Universidad, y facilitar la información y
documentación necesarias para la investigación histórica,
de acuerdo en todos los casos con el marco legal y
normativo existente.
Artículo 4. Concepto de documento
Se entiende por documento, a efectos de la presente
normativa, todo testimonio producido en el ejercicio de
lasfuncionesyactividadesdelaUniversidad,decualquier
naturaleza y edad, recogido en un soporte material de
cualquier tipo. Quedan excluidas las creaciones que por
su índole formen parte del patrimonio bibliográfico.
Artículo 3. Funciones
Corresponde alArchivo Universitario organizar, recoger,
evaluar, gestionar y difundir el patrimonio documental
de la Universidad de Sevilla con independencia de su
ubicación física. En consecuencia, son funciones básicas
del Archivo Universitario:
Artículo 5. Patrimonio documental
1
. Forman parte del patrimonio documental de la
a) Organizar, recibir, tratar técnicamente, conservar
y hacer accesible el patrimonio documental de la
Universidad.
Universidad los documentos, tal como se definen en el
artículo anterior, generados, recibidos o reunidos por:
a) Los órganos de gobierno de la Universidad, Centros,
departamentos, Institutos Universitarios, servicios
administrativos e instituciones culturales existentes o que
eventualmente se creen para facilitar el cumplimiento de
los fines atribuidos a la Universidad.
b) Elaborar los instrumentos de descripción y control
adecuados para una correcta comunicación de la
documentación y una óptima accesibilidad a la misma.
c) Colaborar en la consecución de una mayor eficacia
y mejora en el funcionamiento de la Administración de
la Universidad, facilitando la documentación necesaria
para la resolución de los trámites administrativos y la
toma de decisiones.
b) Las personas físicas al servicio de la Universidad en el
ejercicio de su actividad universitaria.
c)Laspersonasfísicasojurídicas,ajenasalaUniversidad,
en el desarrollo de actividades delegadas o contratadas
con ésta.
d) Facilitar el acceso y la consulta de la documentación
a la comunidad universitaria y, de igual modo, a los
investigadores, estudiosos y ciudadanos en general, de
acuerdo con el marco legal y normativo vigente.
d)Laspersonasfísicasojurídicas,ajenasalaUniversidad,
con respecto a aquellos documentos que hayan sido
objeto de donación o cesión expresa, una vez que hayan
sido aceptadas.
e) Establecer criterios y directrices sobre transferencias
de documentación, ordenación, clasificación, selección
y eliminación de documentos, gestión documental y los
relativos a otros aspectos de tratamiento automatizado
e) Las personas jurídicas participadas mayoritariamente
por la Universidad.
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. Asimismo, forman parte del patrimonio documental
Artículo 8. Deber de discreción
de la Universidad los fondos documentales adquiridos
por cualquiera de los modos válidos en Derecho.
El personal con destino en el Archivo Universitario
deberá mantener la discreción oportuna respecto a la
información a la que tienen acceso, en los términos
establecidos por la normativa vigente.
TÍTULO I. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DEL
SISTEMA
ARCHIVÍSTICO
DE
LA
UNIVERSIDAD
Capítulo 2º. Archivos de gestión
Capítulo 1º. Sistema Archivístico
Artículo 9. Definición y contenido
Artículo 6. Definición
1. Los fondos documentales existentes en los archivos
de los Órganos de Gobierno, Departamentos, Centros
y Servicios de la Universidad, serán denominados
Archivos de gestión y se considerarán como integrantes
del Sistema Archivístico en la etapa inicial o activa del
ciclo de vida de los documentos.
Para el mejor logro de sus objetivos el Archivo
UniversitarioseconstituyecomounSistemaArchivístico,
siendo éste la estructura sobre la que fluye el patrimonio
documental de la Universidad de Sevilla a través de las
etapas de su ciclo de vida, con diferentes regulaciones
para su organización, conservación, tratamiento y
difusión en cada etapa.
2. Los Archivos de gestión conservarán todos los
documentos recibidos o generados por la actividad de la
propia unidad mientras dure la tramitación administrativa
de los asuntos a los que se refieren y, una vez concluida
la misma, serán transferidos al Archivo Universitario en
su función de Archivo Central a lo largo del período de
tiempo que en cada caso se determine.
Artículo 7. Archivero
La coordinación del Sistema Archivístico corresponderá
al Archivero, quien la desarrollará mediante el ejercicio
de las siguientes funciones:
3
. El patrimonio documental de la Universidad se
a) Diseñará el conjunto del Sistema Archivístico
ordenando y planificando la actividad archivística de
acuerdo con la legalidad vigente.
b) Impartirá las directrices para la organización de los
Archivos de gestión y supervisará su funcionamiento.
c) Formulará, a la Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación, propuestas de valoración de las series
documentales que se vayan recibiendo en el Archivo
Universitario.
organiza desde los Archivos de gestión de acuerdo con
un cuadro de clasificación de aplicación general, de
carácter funcional, que permite una recuperación global
de la información en toda la Universidad, a lo largo de
todo el ciclo de vida de los documentos.
Artículo 10. Conservación y custodia
La conservación y la custodia de los documentos
existentes en losArchivos de gestión será responsabilidad
de los Jefes de las unidades de las que formen parte. A
tal fin, deberán designar de entre el personal adscrito a
ellas, uno o más responsables que asuman la clasificación
y ordenación de los documentos, de acuerdo con las
directrices de carácter general y las prescripciones
concretas que, cuando sea necesario y mediante acuerdo
con los Jefes de las unidades, establezca el Archivero,
quien en todo momento podrá exigir su cumplimiento.
c)Promoverálaformacióndelpersonalenlaorganización
y el tratamiento técnico de los documentos.
d) Propondrá la aprobación o elaboración de normas de
funcionamiento y coordinará su aplicación.
e) Gestionará y custodiará la documentación depositada
en sus instalaciones, adoptando las medidas preventivas
que sean necesarias para evitar la degradación de
la documentación y asegurando su preservación en
condiciones óptimas.
Capítulo 3º.
Universitario
Función de custodia del Archivo
f) Realizará propuestas de creación de otros órganos
consultivos, y de comisiones asesoras y de trabajo
relacionadas con la gestión del patrimonio documental
de la Universidad.
Artículo 11. Fases
En el ejercicio de la función de custodia por parte del
Archivo Universitario, en lo que atañe al proceso de
gestión documental, se distinguirán dos fases: la primera,
en la que actuará comoArchivo intermedio o central, y la
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segunda, en la que tendrá carácter de Archivo histórico.
b) Miembros electos:
Un Profesor de Derecho Administrativo.
- Un Profesor de Historia Contemporánea.
Un Profesor de Ciencias y Técnicas Historiográficas,
-
Artículo 12. Transferencia de la documentación
-
Una vez transcurrido el período de permanencia de la
documentación en los Archivos de gestión, la custodia
de la documentación se realizará en los depósitos del
Archivo Universitario a cuyo fin se realizará el oportuno
traslado.
especialista en Archivística.
Losmiembroselectosserándesignadosporsusrespectivas
Áreas, a petición del presidente de la Comisión.
En las sesiones de la Comisión participarán, en calidad
de invitados, con voz pero sin voto, los responsables de
la gestión de las series objeto de acuerdo, o la persona en
quien deleguen.
Artículo 13. Archivo intermedio
En su calidad de Archivo intermedio o central, la
documentación depositada en el Archivo Universitario
será tratada desde el punto de vista archivístico para
que sirva de soporte a la gestión administrativa de la
Universidad de la manera más eficaz y, simultáneamente,
permitiendo el acceso e información de los ciudadanos
legítimamente interesados. En esta fase, se aplicará el
expurgo y eliminación de aquella documentación que
habiendo perdido completamente su valor y su utilidad
administrativos, no tenga valor histórico que justifique
su conservación permanente.
Artículo 16. Funciones
1.LaComisiónTécnicadeEvaluacióndelaDocumentación
de la Universidad de Sevilla es el órgano colegiado de
carácter técnico y asesor de la Secretaría General, que
tiene encomendadas, en los términos contenidos en la
legislación vigente, las siguientes funciones:
a) Identificar y analizar todas las series y tipologías
documentales que generan los Órganos de Gobierno,
Centros, Departamentos y Servicios de la Universidad.
Artículo 14. Archivo histórico
En su calidad de Archivo histórico, el Archivo
Universitario conservará aquella documentación
respecto a la que se haya determinado su conservación
permanente al poseer valor histórico. En él se integrará,
además, toda la documentación de origen privado que
la Universidad adquiera o acepte conservar en razón de
sus intereses. Asimismo, facilitará la consulta de sus
fondos a los miembros de la comunidad universitaria,
investigadores y estudiosos, con la precaución de que el
acceso no ponga en peligro la integridad física de los
documentos.
b) Establecer bajo criterios administrativos, jurídicos
e históricos los períodos de conservación de los
documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar
su accesibilidad. El período de conservación de los
documentos se determinará con arreglo a la legislación
aplicable a éstos según su naturaleza y teniendo en cuenta
las necesidades manifestadas por los responsables de las
unidades administrativas correspondientes.
c) Normalizar el proceso de expurgo y eliminación de
documentos, dictaminando la forma de disposición
final, con el fin de identificar y diferenciar aquellas
tipologías que es preciso conservar para el futuro, en
atención a los valores informativos y de testimonio, o
que son de obligada conservación por ley, de aquellas
otras que se pueden destruir una vez agotado su valor
administrativo.
Capítulo 4º. Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación
Artículo 15. Composición
LaComisiónTécnicadeEvaluacióndelaDocumentación
de la Universidad de Sevilla estará formada por los
siguientes miembros:
d) Determinar los documentos esenciales de la
Universidad que siendo imprescindibles para proteger
los intereses y garantizar la continuidad de sus funciones
deban recibir un tratamiento diferenciado en cuanto
a transferencia, protección, duplicidad y depósito
para asegurar su conservación. A tal fin, el Archivero
formulará a la Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación las propuestas de valoración de períodos
de conservación, accesibilidad y forma de disposición
final de cada una de las series documentales que se vayan
recibiendo.
a) Miembros natos:
-
El Secretario General, o persona en quien delegue, que
actuará como Presidente.
El Director del Gabinete Jurídico, o persona en quien
delegue.
-
-
-
El Gerente, o persona en quien delegue.
El Archivero.
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e) Proponer la fecha de libre acceso para cada una de las
Capítulo 2º. Procedimiento de acceso
series que constituyen el patrimonio documental de la
Universidad.
Artículo 19. Acceso a los documentos
e) Informar al Consejo de Gobierno de las propuestas de
1. El acceso a los documentos podrá llevarse a cabo:
modificación de este Reglamento.
a) Mediante consulta en las instalaciones existentes
al efecto en el Archivo Universitario. Esta forma de
acceso tendrá carácter gratuito. Como norma general,
las consultas se llevarán a cabo en las instalaciones del
Archivo Universitario.
Artículo 17. Acuerdos de la Comisión
1
. Tras su adopción, el Secretario General presentará al
Consejo de Gobierno para su aprobación los
acuerdos de la Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación. Una vez que ésta sea efectiva, los
acuerdos tendrán carácter normativo y su aplicación será
de carácter general. Atal fin, los acuerdos de la Comisión
serán públicos.
b) A través de la entrega de copias, a cargo del
solicitante.
2. El acceso directo a los depósitos del Archivo
Universitario está reservado exclusivamente a su
personal.
2
. Los acuerdos de la Comisión Técnica de Evaluación
de la Documentación se reunirán de manera sistemática
en el calendario de conservación de la documentación de
la Universidad elaborado por el Archivo Universitario.
Artículo 20. Responsabilidad
Los usuarios, tanto internos como externos, serán
responsables de la integridad de los fondos documentales
mientras dure la consulta. Queda prohibido el traslado
de documentos fuera del espacio destinado al efecto,
salvo que fuera específicamente autorizado, mediante
préstamo, a los usuarios internos.
TÍTULO II. ACCESO A LA DOCUMENTACION
Capítulo1º. Principios Generales
Artículo 18. Derecho de acceso
Artículo 21. Consultas internas
1
. Los miembros de la comunidad universitaria y, en
general, todos los ciudadanos que acrediten un interés
legítimo, podrán acceder y consultar los documentos
que formen parte del patrimonio documental de la
Universidad, de acuerdo con lo que dispone la legislación
vigente y una vez que se haya acordado su libre acceso.
En cuanto a los fondos privados, la forma de acceso se
regirá por las condiciones acordadas por las partes en los
documentos de adquisición.
Tendrán la consideración de consultas internas aquellas
que sean efectuadas por las unidades administrativas de
la Universidad, o en su caso las que las sustituyan, con
respecto a aquellos documentos que hubieran generado, a
los cuales tendrán acceso directo de manera permanente.
Las consultas de otra documentación que no participe de
esta naturaleza se someterán a las normas generales y no
tendrán la anterior consideración.
2
. La autorización para el acceso a la documentación
Capítulo 3º. Reprografía
original estará en todo caso subordinada a que no se
ponga en peligro su conservación. En consecuencia, el
Archivero establecerá los criterios de acceso cuando
la consulta de los originales suponga riesgos para la
conservación de los mismos.
Artículo 22. Concepto
1. A efectos de este Reglamento, se entiende por
reprografía el conjunto de técnicas y procedimientos
de copias o microcopias de aplicación sobre los fondos
existentes en el Archivo Universitario.
3
. La efectividad del derecho al acceso estará sometido
al cumplimiento de las formalidades y controles
administrativos derivados de la gestión del Archivo
Universitario.
2. El personal del Archivo Universitario es el único
autorizado para realizar reproducciones de documentos.
En casos excepcionales, y ante determinados soportes, el
Archivero podrá autorizar la salida de la documentación
para su reproducción, controlada en todo momento por
el Archivo Universitario.
4
o
.Ensupuestosextraordinarios(procesosdeorganización
restauración, obras, traslados, operaciones de
desinfección, etc.) podrán establecerse temporalmente
restricciones o condiciones especiales para la consulta
de los fondos.
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BOUS núm. 2, de 1 de octubre de 2.008
Artículo 23. Obtención de reproducciones
un documento deberán sujetarse al procedimiento
establecido al efecto. Desde el Archivo Universitario
podrá reclamarse de oficio los documentos no devueltos
en el período de tiempo establecido. En tal caso, la
reclamación se hará por escrito, con una relación de los
documentos pendientes de retorno.
El usuario que desee una reproducción se ajustará al
procedimiento establecido al efecto. Para conseguir
reproducciones de documentos de acceso restringido, el
interesado deberá pedir la autorización previa y expresa
a la autoridad que estableció la restricción, presentándola
en elArchivo Universitario en el momento de la solicitud.
En el caso de que se trate de documentación con valor
administrativo, el solicitante deberá dirigir la petición
directamente a la unidad administrativa responsable del
procedimiento.
Artículo 27. Préstamos externos
En el caso de solicitudes de préstamo para participar
en actividades de difusión cultural externas a la
Universidad, especialmente exposiciones, la autorización
corresponderá al Consejo de Gobierno de la Universidad,
quien establecerá los requisitos a observar en cada
situación.
Artículo 24. Restricciones
1
. El Archivero podrá establecer restricciones en algunos
casos de solicitudes de reproducción de documentos de
fondos específicos sobre un soporte determinado, en
atención a criterios tales como la antigüedad, calidad
y estado del soporte original, formato o manipulación
difícil. En tales casos, elArchivero propondrá la solución
más adecuada para satisfacer la demanda, incluyendo el
recurso a otras técnicas de reproducción distintas a la
solicitada.
TÍTULO III. TRATAMIENTO TÉCNICO DE LA
DOCUMENTACIÓN
Capítulo 1º. De la transferencia, clasificación y expurgo
de la documentación
Artículo 28. Transferencias
2
. Queda prohibida la reproducción de instrumentos de
LatransferenciadelosexpedientesalArchivoUniversitario
se hará a cargo de las unidades administrativas, de
acuerdo con los períodos de conservación señalados por
la Comisión Técnica de Evaluación de la Documentación
recogidos en el calendario de conservación de los
documentos. Los documentos objeto de transferencia
deberán ser originales o copias únicas y estar organizados
deacuerdoconloestablecidoenelcuadrodeclasificación
de los documentos de la Universidad.
descripción del Archivo Universitario que no hayan sido
publicados y la reproducción de series completas.
Artículo 25. Compulsas, copias auténticas y certificados
1
. El Archivo Universitario no compulsará, emitirá
copias auténticas ni certificados de la documentación
administrativa que conserve, correspondiendo tal
competencia a los servicios administrativos generadores
de la documentación o aquellos que, en su caso, los hayan
sustituido, o al Secretario General de la Universidad.
Artículo 29. Transferencias ordinarias
Las transferencias ordinarias, procedentes de las
unidades administrativas y de servicios, deberán hacerse
con periodicidad anual y se formalizarán de acuerdo con
las normas establecidas al efecto.
2
. Sólo en caso de no encontrarse la documentación
solicitada en los fondos delArchivo Universitario, podrá
expedirse,apetición delinteresado,certificaciónnegativa
con la fórmula «no existe en el Archivo Universitario ».
Artículo 30. Transferencias extraordinarias
Capítulo 4º. Préstamo
En el caso de ingreso de documentación por transferencia
extraordinaria (donación, legado o depósito) se procederá
a la formalización del acto de adquisición mediante
Resolución Rectoral para su posterior información al
Consejo de Gobierno.
Artículo 26. Préstamos internos
1
. El Archivo Universitario podrá efectuar préstamos de
la documentación a las unidades administrativas de la
Universidad de Sevilla para facilitar su consulta y agilizar
los trámites administrativos y la toma de decisiones.
Mientras dure el préstamo, la unidad solicitante es la
responsable de la integridad del documento prestado.
Artículo 31. Documentación electrónica
Las transferencias de documentación en soporte
informático se efectuarán mediante copias de seguridad
delosficheros,debiendoincluirsecopiasdelosprogramas
2
. Las unidades administrativas que soliciten en préstamo
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informáticos en uso y de sus manuales.
Lasreferenciasapersonas,colectivosocargosacadémicos
figuran en el presente Reglamento en género masculino
como género gramatical no marcado. Cuando proceda,
será válida la cita de los preceptos correspondientes en
género femenino.
Artículo 32. Eliminación de documentación
En ningún caso se procederá a la eliminación, total o
parcial, de la documentación integrante del patrimonio
documental de la Universidad, salvo que exista un
acuerdo expreso de la Comisión Técnica de Evaluación
de la Documentación en ese sentido. La evaluación de la
documentación será llevada a cabo por dicha Comisión,
conforme a lo establecido en los artículos 16 y 17 del
presente Reglamento.
DISPOSICIONES FINALES
Primera. Desarrollo
Se faculta al Secretario General para dictar cuantas
instrucciones sean precisas para el desarrollo y ejecución
del presente Reglamento.
Capítulo 2º. Preservación y conservación de los
documentos
Segunda. Entrada en vigor
Artículo 33. Conservación de documentos
El presente Reglamento entrará en vigor el día de su
publicación en el BOUS.
1
. El Archivero adoptará las medidas preventivas para
evitar la degradación de la documentación y
para asegurar su preservación en óptimas condiciones,
utilizando para ello los medios apropiados. La
documentación depositada en el Archivo Universitario
deberá conservarse con las condiciones ambientales
idóneas para la perdurabilidad de los distintos tipos de
soportes (papel, magnético o film).
2
. En lo que respecta a la documentación electrónica
se realizarán migraciones de los documentos a medida
que se adquieran nuevas versiones de programas o
aplicaciones informáticas.
Artículo 34. Realización de duplicados
En función del estado de conservación y del valor de
los documentos, se harán duplicados en microforma o
soporte informático.
Artículo 35. Plan de emergencia
El Archivero elaborará y mantendrá actualizado un
plan de emergencia para actuar rápidamente en caso de
que se produzca un siniestro, así como un programa de
documentos esenciales que garantice la seguridad ante
posibles desastres que pudieran poner en peligro la
conservación de la documentación y de la información
que contiene.
DISPOSICIONES ADICIONALES
Única. Cita en género femenino de los preceptos de
este Reglamento
1
BOUS núm. 2, de 1 de octubre de 2.008
Acuerdo 13.1/CG 22-7-08, por el que se aprueba
el Reglamento del Archivo Universitario de la
Universidad de Sevilla.
Artículo 19. Acceso a los documentos
Artículo 20. Responsabilidad
Artículo 21. Consultas internas
ACUERDO13.1/CG22-7-08, porelque, deconformidad
con los arts. 13.1.c) y 123.3 del EUS, se conviene, por
asentimiento, la aprobación del Reglamento del Archivo
Universitario de la Universidad de Sevilla.
Capítulo 3º. Reprografía
Artículo 22. Concepto
Artículo 23. Obtención de reproducciones
Artículo 24. Restricciones
Artículo 25. Compulsas, copias auténticas y certificados
REGLAMENTO DEL ARCHIVO UNIVERSITARIO
DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA
Capítulo 4º. Préstamo
Artículo 26. Préstamos internos
Artículo 27. Préstamos externos
TÍTULO PRELIMINAR. DISPOSICIONES
GENERALES
TÍTULO III. TRATAMIENTO TÉCNICO DE LA
DOCUMENTACIÓN
Artículo 1. Definición
Artículo 2. Objetivos básicos
Artículo 3. Funciones
Capítulo 1º. De la transferencia, clasificación y expurgo
de la documentación
Artículo 4. Concepto de documento
Artículo 5. Patrimonio documental
Artículo 28. Transferencias
Artículo 29. Transferencias ordinarias
Artículo 30. Transferencias extraordinarias
Artículo 31. Documentación electrónica
Artículo 32. Eliminación de documentación
TÍTULO I. ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
ARCHIVÍSTICO DE LA UNIVERSIDAD DE
SEVILLA
Capítulo 2º. Preservación y conservación de los
documentos
Capítulo 1º. Sistema Archivístico
Artículo 6. Definición
Artículo 7. Archivero
Artículo 33. Conservación de documentos
Artículo 34. Realización de duplicados
Artículo 35. Plan de emergencia
DISPOSICIONES ADICIONALES
Única. Cita en género femenino de los preceptos de este
Reglamento
Artículo 8. Deber de discreción
Capítulo 2º. Archivos de gestión
Artículo 9. Definición y contenido
Artículo 10. Conservación y custodia
DISPOSICIONES FINALES
Capítulo 3º. Función de custodia del Archivo
Universitario
Primera. Desarrollo
Segunda. Entrada en vigor
Artículo 11. Fases
Artículo 12. Transferencia de la documentación
Artículo 13. Archivo intermedio
Artículo 14. Archivo histórico
TÍTULO PRELIMINAR. DISPOSICIONES
GENERALES
Capítulo 4º. Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación
Artículo 1. Definición
Artículo 15. Composición
Artículo 16 Funciones
Artículo 17. Acuerdos de la Comisión
1. El Archivo Universitario es una unidad funcional
que tiene los cometidos de garantizar el tratamiento,
organización, accesibilidad y difusión del patrimonio
documental de la Universidad. El Archivo Universitario
queda adscrito a la Secretaría General de la Universidad,
correspondiendo al Secretario General su coordinación
y custodia.
TÍTULO II. ACCESO A LA DOCUMENTACION
Capítulo1º. Principios Generales
Artículo 18. Derecho de acceso
2
. El Archivo Universitario está constituido por la
Capítulo 2º. Procedimiento de acceso
documentación generada por la Universidad de Sevilla,
2
BOUS núm. 2, de 1 de octubre de 2.008
o por los miembros de su comunidad en el ejercicio de
de la documentación y la información.
sus funciones, así como por los fondos documentales
adquiridos por cualquiera de los modos válidos en
derecho. El Archivo Universitario se estructura en los
Archivos de gestión, el Archivo Central y el Archivo
Histórico.
f) Formular directrices para la correcta ubicación física
de la documentación y procurando la idoneidad de las
instalaciones necesarias para su utilización y seguridad.
g) Impulsar, elaborar y proponer a los órganos
competentes las acciones de formación de los usuarios
para la organización y tratamiento técnico de la
documentación.
Artículo 2. Objetivos básicos
Son objetivos básicos del Archivo Universitario los
siguientes:
a) Organizar y conservar el patrimonio documental.
h) Desarrollar y participar en actividades de difusión del
patrimonio documental de la Universidad y de apoyo a
la docencia.
b) Prever y satisfacer las necesidades de información
y de documentación para favorecer la correcta gestión
administrativa de la Universidad de Sevilla.
i) Asimismo, todas aquellas otras funciones
que impliquen organización y tratamiento de la
documentación constitutiva del patrimonio documental
de la Universidad.
c) Atender a las personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas en sus necesidades de acceso a la documentación
de la Universidad, y facilitar la información y
documentación necesarias para la investigación histórica,
de acuerdo en todos los casos con el marco legal y
normativo existente.
Artículo 4. Concepto de documento
Se entiende por documento, a efectos de la presente
normativa, todo testimonio producido en el ejercicio de
lasfuncionesyactividadesdelaUniversidad,decualquier
naturaleza y edad, recogido en un soporte material de
cualquier tipo. Quedan excluidas las creaciones que por
su índole formen parte del patrimonio bibliográfico.
Artículo 3. Funciones
Corresponde alArchivo Universitario organizar, recoger,
evaluar, gestionar y difundir el patrimonio documental
de la Universidad de Sevilla con independencia de su
ubicación física. En consecuencia, son funciones básicas
del Archivo Universitario:
Artículo 5. Patrimonio documental
1
. Forman parte del patrimonio documental de la
a) Organizar, recibir, tratar técnicamente, conservar
y hacer accesible el patrimonio documental de la
Universidad.
Universidad los documentos, tal como se definen en el
artículo anterior, generados, recibidos o reunidos por:
a) Los órganos de gobierno de la Universidad, Centros,
departamentos, Institutos Universitarios, servicios
administrativos e instituciones culturales existentes o que
eventualmente se creen para facilitar el cumplimiento de
los fines atribuidos a la Universidad.
b) Elaborar los instrumentos de descripción y control
adecuados para una correcta comunicación de la
documentación y una óptima accesibilidad a la misma.
c) Colaborar en la consecución de una mayor eficacia
y mejora en el funcionamiento de la Administración de
la Universidad, facilitando la documentación necesaria
para la resolución de los trámites administrativos y la
toma de decisiones.
b) Las personas físicas al servicio de la Universidad en el
ejercicio de su actividad universitaria.
c)Laspersonasfísicasojurídicas,ajenasalaUniversidad,
en el desarrollo de actividades delegadas o contratadas
con ésta.
d) Facilitar el acceso y la consulta de la documentación
a la comunidad universitaria y, de igual modo, a los
investigadores, estudiosos y ciudadanos en general, de
acuerdo con el marco legal y normativo vigente.
d)Laspersonasfísicasojurídicas,ajenasalaUniversidad,
con respecto a aquellos documentos que hayan sido
objeto de donación o cesión expresa, una vez que hayan
sido aceptadas.
e) Establecer criterios y directrices sobre transferencias
de documentación, ordenación, clasificación, selección
y eliminación de documentos, gestión documental y los
relativos a otros aspectos de tratamiento automatizado
e) Las personas jurídicas participadas mayoritariamente
por la Universidad.
3
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2
. Asimismo, forman parte del patrimonio documental
Artículo 8. Deber de discreción
de la Universidad los fondos documentales adquiridos
por cualquiera de los modos válidos en Derecho.
El personal con destino en el Archivo Universitario
deberá mantener la discreción oportuna respecto a la
información a la que tienen acceso, en los términos
establecidos por la normativa vigente.
TÍTULO I. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DEL
SISTEMA
ARCHIVÍSTICO
DE
LA
UNIVERSIDAD
Capítulo 2º. Archivos de gestión
Capítulo 1º. Sistema Archivístico
Artículo 9. Definición y contenido
Artículo 6. Definición
1. Los fondos documentales existentes en los archivos
de los Órganos de Gobierno, Departamentos, Centros
y Servicios de la Universidad, serán denominados
Archivos de gestión y se considerarán como integrantes
del Sistema Archivístico en la etapa inicial o activa del
ciclo de vida de los documentos.
Para el mejor logro de sus objetivos el Archivo
UniversitarioseconstituyecomounSistemaArchivístico,
siendo éste la estructura sobre la que fluye el patrimonio
documental de la Universidad de Sevilla a través de las
etapas de su ciclo de vida, con diferentes regulaciones
para su organización, conservación, tratamiento y
difusión en cada etapa.
2. Los Archivos de gestión conservarán todos los
documentos recibidos o generados por la actividad de la
propia unidad mientras dure la tramitación administrativa
de los asuntos a los que se refieren y, una vez concluida
la misma, serán transferidos al Archivo Universitario en
su función de Archivo Central a lo largo del período de
tiempo que en cada caso se determine.
Artículo 7. Archivero
La coordinación del Sistema Archivístico corresponderá
al Archivero, quien la desarrollará mediante el ejercicio
de las siguientes funciones:
3
. El patrimonio documental de la Universidad se
a) Diseñará el conjunto del Sistema Archivístico
ordenando y planificando la actividad archivística de
acuerdo con la legalidad vigente.
b) Impartirá las directrices para la organización de los
Archivos de gestión y supervisará su funcionamiento.
c) Formulará, a la Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación, propuestas de valoración de las series
documentales que se vayan recibiendo en el Archivo
Universitario.
organiza desde los Archivos de gestión de acuerdo con
un cuadro de clasificación de aplicación general, de
carácter funcional, que permite una recuperación global
de la información en toda la Universidad, a lo largo de
todo el ciclo de vida de los documentos.
Artículo 10. Conservación y custodia
La conservación y la custodia de los documentos
existentes en losArchivos de gestión será responsabilidad
de los Jefes de las unidades de las que formen parte. A
tal fin, deberán designar de entre el personal adscrito a
ellas, uno o más responsables que asuman la clasificación
y ordenación de los documentos, de acuerdo con las
directrices de carácter general y las prescripciones
concretas que, cuando sea necesario y mediante acuerdo
con los Jefes de las unidades, establezca el Archivero,
quien en todo momento podrá exigir su cumplimiento.
c)Promoverálaformacióndelpersonalenlaorganización
y el tratamiento técnico de los documentos.
d) Propondrá la aprobación o elaboración de normas de
funcionamiento y coordinará su aplicación.
e) Gestionará y custodiará la documentación depositada
en sus instalaciones, adoptando las medidas preventivas
que sean necesarias para evitar la degradación de
la documentación y asegurando su preservación en
condiciones óptimas.
Capítulo 3º.
Universitario
Función de custodia del Archivo
f) Realizará propuestas de creación de otros órganos
consultivos, y de comisiones asesoras y de trabajo
relacionadas con la gestión del patrimonio documental
de la Universidad.
Artículo 11. Fases
En el ejercicio de la función de custodia por parte del
Archivo Universitario, en lo que atañe al proceso de
gestión documental, se distinguirán dos fases: la primera,
en la que actuará comoArchivo intermedio o central, y la
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segunda, en la que tendrá carácter de Archivo histórico.
b) Miembros electos:
Un Profesor de Derecho Administrativo.
- Un Profesor de Historia Contemporánea.
Un Profesor de Ciencias y Técnicas Historiográficas,
-
Artículo 12. Transferencia de la documentación
-
Una vez transcurrido el período de permanencia de la
documentación en los Archivos de gestión, la custodia
de la documentación se realizará en los depósitos del
Archivo Universitario a cuyo fin se realizará el oportuno
traslado.
especialista en Archivística.
Losmiembroselectosserándesignadosporsusrespectivas
Áreas, a petición del presidente de la Comisión.
En las sesiones de la Comisión participarán, en calidad
de invitados, con voz pero sin voto, los responsables de
la gestión de las series objeto de acuerdo, o la persona en
quien deleguen.
Artículo 13. Archivo intermedio
En su calidad de Archivo intermedio o central, la
documentación depositada en el Archivo Universitario
será tratada desde el punto de vista archivístico para
que sirva de soporte a la gestión administrativa de la
Universidad de la manera más eficaz y, simultáneamente,
permitiendo el acceso e información de los ciudadanos
legítimamente interesados. En esta fase, se aplicará el
expurgo y eliminación de aquella documentación que
habiendo perdido completamente su valor y su utilidad
administrativos, no tenga valor histórico que justifique
su conservación permanente.
Artículo 16. Funciones
1.LaComisiónTécnicadeEvaluacióndelaDocumentación
de la Universidad de Sevilla es el órgano colegiado de
carácter técnico y asesor de la Secretaría General, que
tiene encomendadas, en los términos contenidos en la
legislación vigente, las siguientes funciones:
a) Identificar y analizar todas las series y tipologías
documentales que generan los Órganos de Gobierno,
Centros, Departamentos y Servicios de la Universidad.
Artículo 14. Archivo histórico
En su calidad de Archivo histórico, el Archivo
Universitario conservará aquella documentación
respecto a la que se haya determinado su conservación
permanente al poseer valor histórico. En él se integrará,
además, toda la documentación de origen privado que
la Universidad adquiera o acepte conservar en razón de
sus intereses. Asimismo, facilitará la consulta de sus
fondos a los miembros de la comunidad universitaria,
investigadores y estudiosos, con la precaución de que el
acceso no ponga en peligro la integridad física de los
documentos.
b) Establecer bajo criterios administrativos, jurídicos
e históricos los períodos de conservación de los
documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar
su accesibilidad. El período de conservación de los
documentos se determinará con arreglo a la legislación
aplicable a éstos según su naturaleza y teniendo en cuenta
las necesidades manifestadas por los responsables de las
unidades administrativas correspondientes.
c) Normalizar el proceso de expurgo y eliminación de
documentos, dictaminando la forma de disposición
final, con el fin de identificar y diferenciar aquellas
tipologías que es preciso conservar para el futuro, en
atención a los valores informativos y de testimonio, o
que son de obligada conservación por ley, de aquellas
otras que se pueden destruir una vez agotado su valor
administrativo.
Capítulo 4º. Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación
Artículo 15. Composición
LaComisiónTécnicadeEvaluacióndelaDocumentación
de la Universidad de Sevilla estará formada por los
siguientes miembros:
d) Determinar los documentos esenciales de la
Universidad que siendo imprescindibles para proteger
los intereses y garantizar la continuidad de sus funciones
deban recibir un tratamiento diferenciado en cuanto
a transferencia, protección, duplicidad y depósito
para asegurar su conservación. A tal fin, el Archivero
formulará a la Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación las propuestas de valoración de períodos
de conservación, accesibilidad y forma de disposición
final de cada una de las series documentales que se vayan
recibiendo.
a) Miembros natos:
-
El Secretario General, o persona en quien delegue, que
actuará como Presidente.
El Director del Gabinete Jurídico, o persona en quien
delegue.
-
-
-
El Gerente, o persona en quien delegue.
El Archivero.
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e) Proponer la fecha de libre acceso para cada una de las
Capítulo 2º. Procedimiento de acceso
series que constituyen el patrimonio documental de la
Universidad.
Artículo 19. Acceso a los documentos
e) Informar al Consejo de Gobierno de las propuestas de
1. El acceso a los documentos podrá llevarse a cabo:
modificación de este Reglamento.
a) Mediante consulta en las instalaciones existentes
al efecto en el Archivo Universitario. Esta forma de
acceso tendrá carácter gratuito. Como norma general,
las consultas se llevarán a cabo en las instalaciones del
Archivo Universitario.
Artículo 17. Acuerdos de la Comisión
1
. Tras su adopción, el Secretario General presentará al
Consejo de Gobierno para su aprobación los
acuerdos de la Comisión Técnica de Evaluación de la
Documentación. Una vez que ésta sea efectiva, los
acuerdos tendrán carácter normativo y su aplicación será
de carácter general. Atal fin, los acuerdos de la Comisión
serán públicos.
b) A través de la entrega de copias, a cargo del
solicitante.
2. El acceso directo a los depósitos del Archivo
Universitario está reservado exclusivamente a su
personal.
2
. Los acuerdos de la Comisión Técnica de Evaluación
de la Documentación se reunirán de manera sistemática
en el calendario de conservación de la documentación de
la Universidad elaborado por el Archivo Universitario.
Artículo 20. Responsabilidad
Los usuarios, tanto internos como externos, serán
responsables de la integridad de los fondos documentales
mientras dure la consulta. Queda prohibido el traslado
de documentos fuera del espacio destinado al efecto,
salvo que fuera específicamente autorizado, mediante
préstamo, a los usuarios internos.
TÍTULO II. ACCESO A LA DOCUMENTACION
Capítulo1º. Principios Generales
Artículo 18. Derecho de acceso
Artículo 21. Consultas internas
1
. Los miembros de la comunidad universitaria y, en
general, todos los ciudadanos que acrediten un interés
legítimo, podrán acceder y consultar los documentos
que formen parte del patrimonio documental de la
Universidad, de acuerdo con lo que dispone la legislación
vigente y una vez que se haya acordado su libre acceso.
En cuanto a los fondos privados, la forma de acceso se
regirá por las condiciones acordadas por las partes en los
documentos de adquisición.
Tendrán la consideración de consultas internas aquellas
que sean efectuadas por las unidades administrativas de
la Universidad, o en su caso las que las sustituyan, con
respecto a aquellos documentos que hubieran generado, a
los cuales tendrán acceso directo de manera permanente.
Las consultas de otra documentación que no participe de
esta naturaleza se someterán a las normas generales y no
tendrán la anterior consideración.
2
. La autorización para el acceso a la documentación
Capítulo 3º. Reprografía
original estará en todo caso subordinada a que no se
ponga en peligro su conservación. En consecuencia, el
Archivero establecerá los criterios de acceso cuando
la consulta de los originales suponga riesgos para la
conservación de los mismos.
Artículo 22. Concepto
1. A efectos de este Reglamento, se entiende por
reprografía el conjunto de técnicas y procedimientos
de copias o microcopias de aplicación sobre los fondos
existentes en el Archivo Universitario.
3
. La efectividad del derecho al acceso estará sometido
al cumplimiento de las formalidades y controles
administrativos derivados de la gestión del Archivo
Universitario.
2. El personal del Archivo Universitario es el único
autorizado para realizar reproducciones de documentos.
En casos excepcionales, y ante determinados soportes, el
Archivero podrá autorizar la salida de la documentación
para su reproducción, controlada en todo momento por
el Archivo Universitario.
4
o
.Ensupuestosextraordinarios(procesosdeorganización
restauración, obras, traslados, operaciones de
desinfección, etc.) podrán establecerse temporalmente
restricciones o condiciones especiales para la consulta
de los fondos.
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Artículo 23. Obtención de reproducciones
un documento deberán sujetarse al procedimiento
establecido al efecto. Desde el Archivo Universitario
podrá reclamarse de oficio los documentos no devueltos
en el período de tiempo establecido. En tal caso, la
reclamación se hará por escrito, con una relación de los
documentos pendientes de retorno.
El usuario que desee una reproducción se ajustará al
procedimiento establecido al efecto. Para conseguir
reproducciones de documentos de acceso restringido, el
interesado deberá pedir la autorización previa y expresa
a la autoridad que estableció la restricción, presentándola
en elArchivo Universitario en el momento de la solicitud.
En el caso de que se trate de documentación con valor
administrativo, el solicitante deberá dirigir la petición
directamente a la unidad administrativa responsable del
procedimiento.
Artículo 27. Préstamos externos
En el caso de solicitudes de préstamo para participar
en actividades de difusión cultural externas a la
Universidad, especialmente exposiciones, la autorización
corresponderá al Consejo de Gobierno de la Universidad,
quien establecerá los requisitos a observar en cada
situación.
Artículo 24. Restricciones
1
. El Archivero podrá establecer restricciones en algunos
casos de solicitudes de reproducción de documentos de
fondos específicos sobre un soporte determinado, en
atención a criterios tales como la antigüedad, calidad
y estado del soporte original, formato o manipulación
difícil. En tales casos, elArchivero propondrá la solución
más adecuada para satisfacer la demanda, incluyendo el
recurso a otras técnicas de reproducción distintas a la
solicitada.
TÍTULO III. TRATAMIENTO TÉCNICO DE LA
DOCUMENTACIÓN
Capítulo 1º. De la transferencia, clasificación y expurgo
de la documentación
Artículo 28. Transferencias
2
. Queda prohibida la reproducción de instrumentos de
LatransferenciadelosexpedientesalArchivoUniversitario
se hará a cargo de las unidades administrativas, de
acuerdo con los períodos de conservación señalados por
la Comisión Técnica de Evaluación de la Documentación
recogidos en el calendario de conservación de los
documentos. Los documentos objeto de transferencia
deberán ser originales o copias únicas y estar organizados
deacuerdoconloestablecidoenelcuadrodeclasificación
de los documentos de la Universidad.
descripción del Archivo Universitario que no hayan sido
publicados y la reproducción de series completas.
Artículo 25. Compulsas, copias auténticas y certificados
1
. El Archivo Universitario no compulsará, emitirá
copias auténticas ni certificados de la documentación
administrativa que conserve, correspondiendo tal
competencia a los servicios administrativos generadores
de la documentación o aquellos que, en su caso, los hayan
sustituido, o al Secretario General de la Universidad.
Artículo 29. Transferencias ordinarias
Las transferencias ordinarias, procedentes de las
unidades administrativas y de servicios, deberán hacerse
con periodicidad anual y se formalizarán de acuerdo con
las normas establecidas al efecto.
2
. Sólo en caso de no encontrarse la documentación
solicitada en los fondos delArchivo Universitario, podrá
expedirse,apetición delinteresado,certificaciónnegativa
con la fórmula «no existe en el Archivo Universitario ».
Artículo 30. Transferencias extraordinarias
Capítulo 4º. Préstamo
En el caso de ingreso de documentación por transferencia
extraordinaria (donación, legado o depósito) se procederá
a la formalización del acto de adquisición mediante
Resolución Rectoral para su posterior información al
Consejo de Gobierno.
Artículo 26. Préstamos internos
1
. El Archivo Universitario podrá efectuar préstamos de
la documentación a las unidades administrativas de la
Universidad de Sevilla para facilitar su consulta y agilizar
los trámites administrativos y la toma de decisiones.
Mientras dure el préstamo, la unidad solicitante es la
responsable de la integridad del documento prestado.
Artículo 31. Documentación electrónica
Las transferencias de documentación en soporte
informático se efectuarán mediante copias de seguridad
delosficheros,debiendoincluirsecopiasdelosprogramas
2
. Las unidades administrativas que soliciten en préstamo
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informáticos en uso y de sus manuales.
Lasreferenciasapersonas,colectivosocargosacadémicos
figuran en el presente Reglamento en género masculino
como género gramatical no marcado. Cuando proceda,
será válida la cita de los preceptos correspondientes en
género femenino.
Artículo 32. Eliminación de documentación
En ningún caso se procederá a la eliminación, total o
parcial, de la documentación integrante del patrimonio
documental de la Universidad, salvo que exista un
acuerdo expreso de la Comisión Técnica de Evaluación
de la Documentación en ese sentido. La evaluación de la
documentación será llevada a cabo por dicha Comisión,
conforme a lo establecido en los artículos 16 y 17 del
presente Reglamento.
DISPOSICIONES FINALES
Primera. Desarrollo
Se faculta al Secretario General para dictar cuantas
instrucciones sean precisas para el desarrollo y ejecución
del presente Reglamento.
Capítulo 2º. Preservación y conservación de los
documentos
Segunda. Entrada en vigor
Artículo 33. Conservación de documentos
El presente Reglamento entrará en vigor el día de su
publicación en el BOUS.
1
. El Archivero adoptará las medidas preventivas para
evitar la degradación de la documentación y
para asegurar su preservación en óptimas condiciones,
utilizando para ello los medios apropiados. La
documentación depositada en el Archivo Universitario
deberá conservarse con las condiciones ambientales
idóneas para la perdurabilidad de los distintos tipos de
soportes (papel, magnético o film).
2
. En lo que respecta a la documentación electrónica
se realizarán migraciones de los documentos a medida
que se adquieran nuevas versiones de programas o
aplicaciones informáticas.
Artículo 34. Realización de duplicados
En función del estado de conservación y del valor de
los documentos, se harán duplicados en microforma o
soporte informático.
Artículo 35. Plan de emergencia
El Archivero elaborará y mantendrá actualizado un
plan de emergencia para actuar rápidamente en caso de
que se produzca un siniestro, así como un programa de
documentos esenciales que garantice la seguridad ante
posibles desastres que pudieran poner en peligro la
conservación de la documentación y de la información
que contiene.
DISPOSICIONES ADICIONALES
Única. Cita en género femenino de los preceptos de
este Reglamento